Réglement intérieur de la salle

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Eugenie

Réglement intérieur de la salle

Messagepar Eugenie » mer. 9 janv. 2008 10:55

REGLEMENT D’UTILISATION

DES SALLES COMMUNALES




1. Conditions d’accès : Les bénéficiaires.

1.1. Pour les Associations de Vaux-le-Pénil :

1.1.1. pour l’organisation d’activités publiques régulières, sportives, culturelles et de loisirs, selon un planning annuel déterminé avec la Municipalité par année scolaire (la Municipalité se réservant le droit de réquisitionner pour ses besoins propres les salles ainsi attribuées). Les salles sont mises à disposition gratuitement.

1.1.2. pour l’organisation de manifestations occasionnelles liées au fonctionnement de l’Association (Assemblée Générale, réunion de bureau), une demande préalable doit être soumise par le Président ou son représentant à la Municipalité au moins 15 jours avant la date souhaitée. Les salles sont mises à disposition gratuitement.

1.2. Pour les Elus et le Personnel Communal :

Une fois par an, chaque agent ou élu peut bénéficier d’une salle mise à disposition gratuitement.

1.3. Pour les particuliers :

Les salles des Ormes, Beuve & Gantier et Camille Claudel, peuvent être mises en location. Une tarification distincte est appliquée pour les habitants de Vaux-le-Pénil et les extérieurs uniquement pour Beuve & Gantier et Camille Claudel. La salle des Ormes étant mise en location uniquement pour les habitants de Vaux-le-Pénil.

1.4. Pour les commerçants et les industriels :

Assujettis à la taxe professionnelle de Vaux-le-Pénil, les Comités d’Entreprises et les organisations syndicales de Vaux-le-Pénil : les salles peuvent être mises à disposition gratuitement pour l’organisation de réunions, de manifestations festives 1 fois par an.



2. Responsabilités générales des utilisateurs :

2.1. Entretien :

Les utilisateurs sont responsables des locaux et du matériel dont l’usage leur est concédé. A ce titre, ils ont en charge le nettoyage et le rangement des salles.

2.2. Sécurité :

Les utilisateurs doivent prendre connaissance des consignes de sécurité affichées dans les locaux en ce qui concerne la lutte contre l’incendie.

2.3. Respect de l’ordre public :

Les utilisateurs s’engagent à limiter les nuisances sonores aux alentours en respectant notamment l’obligation suivante :
- à partir de minuit le bruit ne doit plus être audible de l’extérieur.
A cet effet, un limiteur de décibels est installé dans la salle des Ormes. Tout utilisateur devra se soumettre aux règles dictées par cet appareil.


3. Règles générales d’utilisation

3.1. Réservation, délai :

Sur formulaire à retirer au Service Culture et Animation

Dans un délai maximum de 1 an pour les mariages, communions, baptêmes, noces d’or, pacs.
Dans un délai maximum de 3 mois pour toutes autres réservations.

La réservation n’est effective qu’après la signature du Maire ou de son représentant, le paiement du prix de la location et la remise d’une attestation d’assurance.

3.2. Les tarifs :

- Ormes
. Personnes de la Commune : 310 €

- Beuve et Gantier
. Personnes de la Commune : 250 €
. Extérieurs à la Commune : 540 €
- Camille Claudel
. Personnes de la Commune : 130 €
. Extérieurs à la Commune : 300 €

3.2.1. Modalités et délai de paiement

Le paiement à l’ordre du Trésor Public est dû à la confirmation de la réservation

Annulation : Condition de remboursement

L’annulation n’est effective qu’après réception d’une notification écrite et datée. Le remboursement est effectué par le Trésor Public dans les conditions suivantes :

Pour une location de un an à l’avance :
- annulation plus de 6 mois avant l’occupation : retenue 10 %
- annulation entre 6 et 3 mois avant l’occupation : retenue 20 %
- annulation moins de 3 mois avant l’occupation : retenue 25 %.

Pour une location trois mois à l’avance :
- annulation plus de 2 mois avant l’occupation : retenue de 10 %
- annulation entre 2 et 1 mois avant l’occupation : retenue de 20 %
- annulation moins de 1 mois avant l’occupation : retenue de 25 %.

3.3. Cautions et attestation d’assurance :

3.3.1. Pour les utilisateurs considérés à l’article 1.3 :

Dépôt de 3 chèques de caution forfaitaire le vendredi précédent la location.

1) Dégradation des locaux et/ou du matériel : 450 €

2) Rangement et propreté :
- salle des Ormes 100 €
- salle Beuve et Gantier 100 €
- salle Camille Claudel 50 €

3) Nuisances sonores : 450 €
La caution pour nuisance sonore est applicable pour toute location de salle à caractère festif et quelle que soit la qualité du preneur.

3.3.2. Pour les utilisateurs considérés aux articles 1.1, 1.2 et 1.4 (Associations, élus/personnel, commerçants, industriels), seule la caution de 450 € pour nuisances sonores sera demandée.
3.3.3. Pour les utilisateurs considérés à l’article 1.1, une attestation d’assurance devra être fournie pour toute utilisation, régulière et/ou occasionnelle.

3.4. Remise des clés :

3.4.1. Pour les associations de Vaux-le-Pénil considérées dans l’article 1.1.1. qui organisent des activités régulières, une clé sera remise chaque année scolaire aux Présidents (de septembre à juin) et rendue au Service Culture et Animation à la fin des activités annuelles (début juillet au plus tard).

3.4.2. Pour les bénéficiaires considérés aux articles 1.1.2, 1.2, 1.3 et 1.4

- les jours ouvrables, sauf Vendredi soir, à retirer le jour même de l’utilisation avant 17 h à la Ferme des Jeux.
- Les vendredi soir, samedi, dimanche et jours fériés, c’est l’Agent effectuant l’état des lieux qui ouvrira la salle et remettra les clés au bénéficiaire.

3.5. Etat des lieux :

Pour les utilisateurs considérés aux articles 1.1.2, 1.2, 1.3 et 1.4
Un état des lieux contradictoire pour contrôler l’état général, du lieu en présence d’un agent communal et de l’utilisateur (le demandeur ou pour les associations exclusivement son représentant) est organisé avant l’utilisation à l’heure du prêt, à savoir 10 h (toutefois et en accord avec l’agent municipal cette heure pourra être revue).
L’état des lieux sortant ne sera réalisé que par l’Agent municipal assermenté, après la récupération des clés et le départ de l’utilisateur, son avis seul fera foi.

3.6. Caution : restitution ou encaissement

3.6.1. Caution Ménage et Réparation :

- Si la salle est rendue en bon état, le chèque de caution sera remis au locataire par l’agent d’accueil du service Culture et Animation.

- Dans l’hypothèse où la salle ne serait pas rendue en bon état, le chèque de caution ménage est encaissé par le Trésor Public.

Pour les utilisateurs considérés aux articles 1.1 et 1.4. (pas de dépôt de caution), l’autorité municipale serait amenée à prendre des mesures proportionnées au préjudice subi pouvant aller de la suppression du prêt de salle à la suppression des subventions municipales.

3.6.2. Caution Dégradations :

- Si la salle est rendue en bon état, le chèque de caution est remis au locataire par l’Agent d’Accueil du Service Culture et Animation.

- Si la salle est rendue dégradée :
. encaissement du chèque de caution
. remboursement des travaux nécessaires à la remise en état
. mise en recouvrement par le Trésor Public.

Pour les utilisateurs considérés aux articles 1.1 et 1.4. (pas de dépôt de caution), l’autorité municipale serait amenée à prendre des mesures proportionnées au préjudice subi pouvant aller de la suppression du prêt de salle à la suppression des subventions municipales.

3.6.3 Caution Nuisances sonores :

- Si l’utilisation de la salle n’a occasionné aucune nuisance sonore significative sur le voisinage, le chèque de caution sera remis au locataire par l’agent d’accueil du Service Culture et Animation.
- Dans l’hypothèse où des nuisances sonores ont été constatées par un agent de la fonction publique assermenté, le chèque de caution est encaissé par le Trésor Public.

3.7. Horaires :

Pour les week-ends, les salles sont mises à disposition de 10 h à 6 h, sauf la salle Beuve et Gantier qui n’est disponible le samedi qu’à partir de 17 h 00.

3.8. Vente dans les locaux :

3.8.1. Ventes interdites : toutes ventes de boissons alcoolisées sont interdites.

3.8.2. Ventes autorisées : sont autorisées les ventes de boissons hygiéniques, les ventes de travaux réalisés par les associations de Vaux-le-Pénil.
Toutefois, le locataire devra faire son affaire de la licence de débit de boissons.


Date d’effet : 14 Mai 2007

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